1 – La présence du salarié
Elle n’est pas obligatoire, son absence ne peut pas lui être reprochée.
S’il ne se présente pas, l’employeur peut poursuivre la procédure et lui notifier son licenciement.
S’il se présente, l’entretien est individuel. Le salarié ne peut pas être entendu de collègues dont le licenciement est aussi envisagé.
2 – Assistance par un salarié de l’entreprise
Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix, représentant du personnel ou non.
L’employeur peut interdire la présence du conseiller si ce dernier refuse de justifier de sa qualité, établie par une copie de l’arrêté préfectoral et une attestation individuelle avec photographie.
Son unique rôle : assistance et conseil du salarié.
Il est tenu au secret professionnel et à une obligation de discrétion à l’égard des informations confidentielles.
3 – Représentation et assistance de l’employeur
C’est en principe l’employeur qui doit être l’interlocuteur du salarié lors de cet entretien.
Néanmoins il peut se faire représenter par un membre du personnel dans l’entreprise ayant qualité pour embaucher ou licencier les salariés.
La présence d’un étranger à la société (huissier, enfant du dirigeant, actionnaire…) rend la procédure irrégulière.
4 – Contenu des débats
L’employeur ou son représentant indique au salarié les motifs et recueille ses explications.
Il n’est pas tenu de lui communiquer les pièces susceptibles de justifier la décision.
Les propos tenus par le salarié (sauf abus) pendant l’entretien ne peuvent pas constituer une cause de licenciement.
La durée de l’échange est en principe sans incidence sur la régularité de la procédure. Cependant, pour qu’il ne soit pas jugé vide de sens, il doit durer au moins 5 minutes.
5 – Preuve
Les parties présentes peuvent rédiger et signer un compte rendu de l’entretien.
Ce document permet de constater le déroulement de celui-ci, les faits évoqués et les explications de chacun.
Ce compte rendu peut, le cas échéant, être produit devant le juge prud’homal et constituer un élément de preuve s’il est signé par les deux parties.
3 conseils pratiques avant l’entretien :
- Accueillir le salarié et vérifier l’identité du représentant
- Présenter succinctement au salarié les faits menant à sa convocation
- Ecouter le salarié, ne pas renter dans le débat ni laisser comprendre que la décision serait déjà actée