SOCIAL

La rentrée constitue un moment particulièrement propice pour effectuer une revue des pratiques sociales de l’entreprise. Après les congés d’été, les recrutements, les changements d’organisation ou les évolutions de situation personnelle des salariés peuvent avoir des conséquences directes sur les contrats de travail, les bulletins de paie et les déclarations sociales.

Une information non transmise, un justificatif manquant ou un paramétrage devenu obsolète peut rapidement entraîner une erreur de paie, un redressement de cotisations ou un désaccord avec un salarié.

Voici les principaux points à contrôler pour repartir sur des bases fiables.

1. Vérifier les informations personnelles des salariés

Un dossier salarié doit contenir des informations complètes et actualisées. La rentrée est l’occasion de vérifier notamment :

• -l’adresse personnelle du salarié ;
  

• -ses coordonnées bancaires ;
  

• -son numéro de Sécurité sociale ;
  

• -sa situation familiale, lorsqu’elle produit des conséquences sur les garanties collectives ;
  

• -la personne à prévenir en cas d’urgence ;
  

• -la validité de ses autorisations de travail, le cas échéant ;
  

• -son affiliation à la mutuelle et à la prévoyance ;
  

• -les éventuels justificatifs de dispense.
  

Une vigilance particulière doit être portée aux salariés étrangers. L’employeur doit s’assurer que le titre autorisant le travail est toujours valide et anticiper suffisamment son renouvellement.

Ces vérifications permettent également d’éviter les retours de documents, les rejets de paiement ou les anomalies dans les déclarations sociales nominatives (DSN).

2. S’assurer que les contrats correspondent à la situation réelle

Le contrat de travail doit refléter les conditions dans lesquelles le salarié exerce effectivement son activité.

Il convient donc de vérifier si des changements sont intervenus concernant :

• -la fonction occupée ;
  

• -la classification conventionnelle ;
  

• -la rémunération ;
  

• -la durée du travail ;
  

• -les horaires ;
  

• -le lieu de travail ;
  

• -le recours au télétravail ;
  

• -les responsabilités confiées ;
  

• -les avantages en nature ;
  

• -le véhicule éventuellement mis à disposition.
  

Lorsqu’une modification touche un élément essentiel du contrat de travail, un avenant peut être nécessaire. Une simple évolution des pratiques internes ne suffit pas toujours à sécuriser la situation.

Il faut également contrôler les dates de fin des contrats à durée déterminée, des périodes d’essai, des contrats d’apprentissage ou de professionnalisation. Les délais de renouvellement ou de rupture doivent être anticipés : quelques jours de retard peuvent suffire à créer une difficulté juridique.

3. Revoir les classifications et les minima conventionnels

La classification attribuée au salarié ne doit pas seulement correspondre à l’intitulé indiqué sur son contrat. Elle doit être cohérente avec les fonctions réellement exercées, son niveau de responsabilité, son autonomie et ses compétences.

Une évolution progressive du poste peut ainsi justifier une révision de la classification.

L’employeur doit également vérifier que la rémunération respecte :

• -le salaire minimum légal ;
  

• -le minimum prévu par la convention collective ;
  

• -les majorations liées à l’ancienneté ;
  

• -les primes conventionnelles ;
  

• -les éventuelles garanties annuelles de rémunération.
  

Il ne suffit pas de contrôler le salaire de base. Selon la convention collective applicable, certains éléments de rémunération peuvent être inclus dans la comparaison avec le minimum conventionnel, tandis que d’autres doivent en être exclus.

4. Contrôler le temps de travail et les absences

Les écarts entre les horaires réellement accomplis et les informations transmises au service paie constituent une source fréquente de régularisations.

La rentrée est donc l’occasion de vérifier :

• -les heures supplémentaires ou complémentaires ;
  

• -les conventions de forfait ;
  

• -les repos compensateurs ;
  

• -les compteurs de congés payés ;
  

• -les jours de réduction du temps de travail ;
  

• -les absences non justifiées ;
  

• -les arrêts de travail ;
  

• -les congés maternité, paternité ou parentaux ;
  

• -les temps partiels thérapeutiques ;
  

• -les reprises du travail après une longue absence.
  

Les compteurs doivent correspondre à la situation réelle de chaque salarié. Une absence enregistrée sous un mauvais motif peut avoir des conséquences sur le maintien de salaire, les indemnités journalières, les droits à congés et les déclarations sociales.

Les modalités de décompte doivent également être conformes à la convention collective et aux règles internes de l’entreprise.

5. Vérifier la mutuelle et la prévoyance

Les changements de situation intervenus au cours de l’année doivent être communiqués aux organismes assureurs et intégrés dans la paie.

Il convient notamment de contrôler :

• -la catégorie de personnel affiliée ;
  

• -les taux de cotisation ;
  

• -la répartition entre l’employeur et le salarié ;
  

• -les options ou ayants droit ;
  

• -les dispenses d’affiliation ;
  

• -les entrées et sorties de personnel ;
  

• -les arrêts de travail devant être déclarés à l’organisme de prévoyance ;
  

• -les éventuelles prestations à régulariser sur les bulletins.
  

En principe, l’employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, quelle que soit leur ancienneté, sous réserve des cas de dispense autorisés. Les justificatifs de dispense doivent donc être conservés dans le dossier du salarié. Service Public – complémentaire santé d’entreprise

Une mauvaise affiliation ou une dispense insuffisamment justifiée peut remettre en cause le régime social favorable appliqué aux contributions patronales.

6. Contrôler les frais professionnels et les avantages en nature

Les remboursements de frais et les avantages accordés aux salariés doivent être correctement qualifiés.

L’employeur doit notamment revoir :

• -les indemnités de repas ;
  

• -les frais de déplacement ;
  

• -les indemnités kilométriques ;
  

• -les frais de télétravail ;
  

• -la prise en charge des transports en commun ;
  

• -le forfait mobilités durables ;
  

• -les véhicules et logements de fonction ;
  

• -les outils numériques mis à disposition ;
  

• -les justificatifs conservés par l’entreprise.
  

Les frais professionnels peuvent être exclus de l’assiette des cotisations lorsqu’ils répondent à une dépense réellement engagée dans l’intérêt de l’entreprise et que les conditions de justification sont respectées. À défaut, les sommes versées peuvent être requalifiées en complément de rémunération soumis à cotisations. Urssaf – frais professionnels

Il faut également vérifier que les avantages en nature sont bien évalués et intégrés au bulletin de paie.

7. Mettre à jour les obligations administratives de l’employeur

Au-delà de la paie, plusieurs documents et registres doivent être tenus à jour.

La revue de rentrée peut notamment porter sur :

• -le registre unique du personnel ;
  

• -le document unique d’évaluation des risques professionnels ;
  

• -les affichages et informations obligatoires ;
  

• -les coordonnées du service de prévention et de santé au travail ;
  

• -le suivi des visites médicales ;
  

• -les formations obligatoires ;
  

• -les autorisations et habilitations nécessaires ;
  

• -le règlement intérieur, lorsqu’il est obligatoire ;
  

• -les documents relatifs au comité social et économique ;
  

• -les décisions unilatérales et accords collectifs applicables.
  

Le registre unique du personnel doit notamment permettre d’identifier les salariés présents dans chaque établissement et de retracer les entrées et sorties. Service Public – registres obligatoires dans l’entreprise

Le document unique doit, quant à lui, rester cohérent avec les risques réellement rencontrés dans l’entreprise. Un déménagement, l’achat d’un nouvel équipement, la création d’un poste ou une modification de l’organisation peuvent nécessiter sa mise à jour.

8. Faire le point sur les entretiens et le développement des compétences

La rentrée peut également servir à planifier les entretiens à venir et à vérifier ceux qui ont déjà été réalisés.

Il est utile d’établir un calendrier recensant :

• -les entretiens professionnels ;
  

• -les entretiens liés aux conventions de forfait en jours ;
  

• -les entretiens de reprise obligatoires dans certaines situations ;
  

• -les besoins de formation ;
  

• -les renouvellements d’habilitations ;
  

• -les perspectives d’évolution professionnelle ;
  

• -les changements de fonction envisagés.
  

Ces entretiens ne doivent pas être traités comme une simple formalité administrative. Ils permettent aussi d’identifier les difficultés, d’anticiper les besoins de recrutement et de prévenir certaines situations de désengagement.

9. Sécuriser les éléments transmis en paie

Une paie fiable dépend avant tout de la qualité des informations communiquées.

L’entreprise doit disposer d’un circuit clair précisant :

• -qui collecte les variables ;
  

• -qui les contrôle ;
  

• -qui les valide ;
  

• -à quelle date elles doivent être transmises ;
  

• -quels justificatifs doivent être joints ;
  

• -comment sont signalées les corrections après clôture.
  

Les primes, commissions, absences, heures supplémentaires, avantages et remboursements de frais doivent être validés avant l’établissement des bulletins.

Il est également recommandé de contrôler régulièrement la cohérence entre les bulletins de paie, les paiements effectués, les écritures comptables et les données transmises dans la DSN.

10. Anticiper les prochains mouvements de personnel

Enfin, la rentrée est le bon moment pour recenser les événements attendus au cours des mois suivants :

• -recrutements ;
  

• -fins de période d’essai ;
  

• -fins de CDD ;
  

• -retours d’absence ;
  

• -départs à la retraite ;
  

• -ruptures conventionnelles ;
  

• -procédures disciplinaires ;
  

• -évolutions de poste ou de rémunération.
  

Cette anticipation permet de respecter les délais, de préparer les documents nécessaires et de mesurer les conséquences financières de chaque décision.

Une revue RH pour prévenir plutôt que corriger

Les erreurs sociales résultent rarement d’un seul événement important. Elles proviennent plus souvent d’une accumulation de petites anomalies : une modification non formalisée, un justificatif absent, un taux non actualisé ou une information transmise trop tardivement.

Une revue RH et paie réalisée à la rentrée permet de détecter ces écarts avant qu’ils ne produisent des conséquences financières ou juridiques.

Le Groupe RECCI accompagne les dirigeants dans la vérification des dossiers du personnel, la sécurisation des pratiques sociales, le contrôle des bulletins de paie et l’anticipation des obligations employeur.

Vous souhaitez faire le point sur la situation sociale de votre entreprise ? Nos équipes peuvent réaliser un diagnostic adapté à votre effectif, à votre organisation et à votre convention collective.